Desafio do Mês: organizar a caixa de entrada de emails

O tema do mês: ORGANIZAÇÃO! Até aí tudo bem, mas colocar em prática, bom…começamos uma outra história!

Sempre adorei ler e testar novas metodologias de organização, tenho vários livros, sigo outros tantos blogs e sempre estou testando alguma coisa. Organizar não é o problema, afinal se conseguirmos tirar um dia ou algumas horas para nos dedicarmos a organizar algum cômodo, gaveta, arquivo ou qualquer outra coisa, nós conseguimos! ;-D O difícil é MANTER a organização. 🙁

Levando isso em consideração, peguei um aspecto em minha vida que eu realmente precisava organizar e venho adiando há meses (só de olhar me dava vontade de sair correndo!) que era minha caixa de entrada de emails. Nossa…mais de 1500 emails sem ler, outros milhares respondidos e lidos, mas que continuavam ali lotando a minha caixa de entrada.

Diante disso, resolvi criar um desafio: limpar a caixa de entrada e organizar meus emails.

Para isso acontecer eu precisava criar alguma metodologia, porque se decidisse fazer tudo de uma só vez, com certeza eu iria desistir no meio do caminho! Por isso, decidi me dedicar a isso 30 minutos por dia! Nem um minuto a menos e nem um minuto a mais!

Comecei semana passada e levar os 30 minutos à sério tem sido fundamental! Na hora que toca o alarme sinalizando que o tempo acabou, minha vontade é continuar, mas paro e penso: amanhã tenho mais 30! 😀 Isso tem dado super certo!

Como estou fazendo?

Atualmente eu uso o mail do MacBook Pro, não é o software que eu mais amo, mas continuo com ele. Acredito que essas dicas serão ser úteis para qualquer aplicativo.

Primeiro olho email por email e a partir daí, organizo da seguinte forma:

– Criei alguns emails que considero VIPs – que no mail é possível fazer- nele coloquei os emails de pessoas que estão diretamente relacionados ao meu trabalho da Joelmir (www.joelmir.com). Isso é importante porque se recebo algum email do meu sócio ou da equipe eu logo vejo!

– Criei uma caixa de correio inteligente para os emails que recebo dos pagamentos feitos por cartão no restaurante, assim todos os emails vão para uma caixa específica e isso facilita muito o trabalho para a emissão de nota fiscal. (Nossa, essa foi uma das melhores partes da organização até o momento!)

– Criei 5 pastas para onde transfiro determinados emails:

Pasta 1 – Aguardando: Aqui coloco todos os emails que estou aguardando algum retorno, seja pessoal ou

Image courtesy of Stuart Miles at FreeDigitalPhotos.net

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de trabalho.

Pasta 2 – Itens de Ação: Aqui coloco os emails que preciso tomar alguma ação em relação a ela, seja elaborar algum documento, pesquisar algum link, elaborar uma proposta, etc.

Pasta 3 – Responder: Aqui coloco os emails que preciso responder, se é um email que consigo responder rapidamente (menos de 2 minutos) respondo na hora e pronto. Se é um email que precisa de uma resposta mais elaborada e não tenho condições de responder no momento que recebi vai para essa pasta.

Pasta 4 – Arquivo 2015: Aqui guardo aqueles emails que um dia podem ser importantes, por exemplo: um email de algum cliente confirmando determinado serviço, um email com um assunto que pode ser resgatado algum tempo depois para resolver algum problema, enfim, emails que podemos usar para relembrar acordos e coisas do tipo.

Pasta 5 – Pesquisar: Aqui é o lugar onde mando emails para mim! rsrs Envio links interessantes para pesquisar e ler, normalmente são links de textos de blogs e sites que acompanho e considero que podem me ajudar de alguma forma.

– Fora isso, crio pastas de determinados assuntos que preciso acompanhar algum processo: desde clientes até contabilidade. Enfim, pastas que arquivo emails que eventualmente posso precisar ou de programas que assino, como por exemplo o Sea Change que assinei durante o ano de 2015.

Enfim, isso é o que tenho feito para me organizar em relação aos emails. Acredito que o email em breve será coisa do passado, não sei vocês, mas recebo tanto SPAM que às vezes me dá preguiça de olhar meus emails. Parece que quanto mais peço para não receber, mais spam chega em minha caixa. :-O

Mas esse passo-a-passo que escolhi fazer tem dado certo, já estou quase zerando minha caixa!

E você? O que faz para manter sua caixa de entrada vazia? Conte-nos!

Author: Ludmila Carvalho

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